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“項目管理是一門(mén)領(lǐng)導人們在不確定的條件下實(shí)現目標的藝術(shù)�！弊⒁�，項目管理是“藝術(shù)”，而不是“科學(xué)”。處理不確定性沒(méi)有教條，也沒(méi)有捷徑。但是，和其他藝術(shù)一樣，你可以運用原則于項目管理上，也可以從專(zhuān)家身上學(xué)習項目管理。
體育教練在每一場(chǎng)比賽中處理不確定性的經(jīng)驗，都是項目經(jīng)理學(xué)習有效管理項目的絕佳榜樣。鑒于這一點(diǎn)，作為項目經(jīng)理的你，可以看看體育教練的七個(gè)值得你學(xué)習的特質(zhì)。
特質(zhì)一：人盡其才
你不能消除不確定性，但如果你在合適的崗位上有合適的人，你就可以降低不確定性所帶來(lái)的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點(diǎn)，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。如果一個(gè)隊員在一個(gè)位置上非常出色，他們會(huì )留在這個(gè)位置上，隨著(zhù)不斷進(jìn)步，他們可以享受這個(gè)崗位中更高的薪水和榮譽(yù)。當然教練會(huì )嘗試去發(fā)現潛能，但隊員的潛能不可以發(fā)揮得使他們離開(kāi)這些崗位，比如，他們不可能優(yōu)秀到可以升到教練的水平。
作為一個(gè)項目經(jīng)理，你肩負著(zhù)項目成敗的責任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負責項目管理的崗位。
隨著(zhù)項目的日益復雜，越來(lái)越多的組織將項目行政和協(xié)調人員列作“項目專(zhuān)家”或“項目總指揮”，從而使項目經(jīng)理可以有更寬裕的時(shí)間管理和領(lǐng)導項目，專(zhuān)心從事溝通這項極為重要的工作。這種將項目經(jīng)理轉為項目組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓練師、專(zhuān)項教練等等。
特質(zhì)二：充分研究
雖然不確定性是無(wú)法選擇的，但這并不意味著(zhù)教練們在比賽來(lái)臨時(shí)不加準備。相反，他們在比賽前做大量的研究工件，與他們的隊員看比賽錄像—自己的隊伍和對手以前的比賽。他們研究哪里打得好，哪里打得不好，并且需要改進(jìn)。他們分析其他隊伍在不同比賽中如何應對，自己的隊員又是如何做的，利用這些信息決定應該練習什么，哪些方面需要整理、提高，應該如何迎戰對手等等。
你也應該從以往項目的教訓中，分析哪些做法是有效的，哪些是無(wú)效的。同樣，雖然你的對手可能不存在（盡管從組織政治的角度看你是存在對手的），你還是需要清楚了解你的利益相關(guān)者。這包括你要清楚哪些人會(huì )受到最大的沖擊，什么人的影響力最大，如何和每個(gè)利益相關(guān)群體溝通。
特質(zhì)三：制定計劃
做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰略方針，設計打法，為隊員設定具體的目標。如果目標沒(méi)有達到，或者隊伍沒(méi)有有效地執行—不管過(guò)程中有沒(méi)有調整計劃—他們會(huì )在下一場(chǎng)比賽之前分析原因。 確定目標和戰略對于你的項目同樣重要。你不僅要考慮功能性目標，還要考慮表現目標，（用測試的術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，比如產(chǎn)品表現，團隊表現等等）。你應該從功能水平的角度、進(jìn)度安排方法、團隊結構及其他角度，制定如何開(kāi)展項目的戰略。每個(gè)項目都不盡相同，“通用”的方法是不可取的。
特質(zhì)四：逐步實(shí)施
雖然體育教練制定戰略和目標，甚至為具體的某場(chǎng)比賽做了準備，他們并不把整個(gè)比賽計劃一一列出。這樣做會(huì )顯得很可笑，因為每場(chǎng)比賽都取決于賽場(chǎng)里的發(fā)展勢態(tài)以及比賽中發(fā)生的具體情況。種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計劃水平非常高的教練也會(huì )根據需要調整戰略和目標，保證比賽的勝利。他們會(huì )分階段計劃比賽，往往采取定時(shí)設計的方式。
你的項目也必須逐步實(shí)施，并不斷地修正，利用滾動(dòng)計劃或者重復進(jìn)程的方法處理無(wú)法事先準確預測的問(wèn)題。通過(guò)定時(shí)回顧問(wèn)題出現在哪里，你可以牢牢控制問(wèn)題發(fā)生的范圍（前提條件是重復的次數事先已設定，或者你有辦法知道什么時(shí)候“游戲結束”）。
你也可以使用“劇本”預演的方法。正如教練準備各種打法以備不時(shí)之需一樣，你可以將能夠形成備選方案的事情列成一個(gè)清單，放到你的工具箱里備用。這個(gè)清單一般情況下不是項目計劃的一部分，但可以作為工作內容的一部分（比如，工作分解結構圖中不能再分解的最低層次或最低可交付層次的工作），與這些工作相關(guān)的人員可以在適當的時(shí)候使用這張清單，做好每個(gè)細節。
特質(zhì)五：直面變化
首先，在一個(gè)教練的觀(guān)念中，不確定性是無(wú)法選擇的。對手、天氣、隊員的傷病、其他隊伍如何應對每場(chǎng)比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個(gè)教練都清楚，雖然事先都有精心的計劃，這些不確定因素還是都存在。一個(gè)優(yōu)秀的教練會(huì )預料到，由于比賽中，或某段時(shí)期中發(fā)生的事情，每個(gè)計劃都將有改變。
作為項目經(jīng)理，對待項目你也要有這種思想準備。當然你必須分析風(fēng)險，但也要保留在必要時(shí)改變計劃的權力，你甚至需要設定階段性的停頓，決定計劃是否應如期執行。實(shí)際上，如果你在項目初始就認識到不確定性的存在，并做好應對計劃，一旦不確定的事情發(fā)生，你會(huì )更加有備而戰。
特質(zhì)六：善用媒體
當你了解了教練最需要集中精力做好的事情是計劃和溝通時(shí)，你就會(huì )明白為什么一個(gè)教練需要各種各樣的管理支持人員。溝通不僅意味著(zhù)和隊員之間以及管理層的溝通，還包括與公眾的溝通。因此一個(gè)教練不但要懂得如何塑造和領(lǐng)導一支隊伍，還要懂得如何與媒體溝通。
同樣，項目經(jīng)理也需要集中精力做好計劃和溝通。雖然不是每個(gè)項目都需要和媒體進(jìn)行溝通，但大多數需要在公開(kāi)的會(huì )議上和一群利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。
清楚這一點(diǎn)，聰明的項目經(jīng)理就應該學(xué)習公關(guān)、溝通和演講技巧。研究表明，對一個(gè)項目成功與否的評價(jià)往往只是基于溝通的頻率與有效性，不管項目是否如期或者在預算內完成。借助有效的溝通與公關(guān)關(guān)系，你可以減少不確定性帶來(lái)的影響。
