- 廣水人才網(wǎng),廣水人才市場(chǎng)-為求職者每天提供廣水最新招聘信息。
- 用戶(hù)登錄
- 免費注冊
大約100 年以前，美國人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規則》，此后的一個(gè)世紀以來(lái)，人們將此書(shū)奉為民主議事的圭臬�！读_伯特議事規則》的偉大之處在于其為開(kāi)會(huì )這件平常事建立了一套完整的流程，讓會(huì )議不至陷入無(wú)序，引起矛盾，還保障了決策的合理性。
可如今，我們的會(huì )開(kāi)得還是缺少章法，大會(huì )開(kāi)得繁瑣，小會(huì )開(kāi)得隨意，開(kāi)會(huì )之前稀里糊涂，開(kāi)會(huì )之后也沒(méi)能明白清楚。人們普遍對開(kāi)會(huì )沒(méi)能增加多少好感，只是不斷地開(kāi)會(huì )，“文山會(huì )�！币廊皇呛芏喙咀鍪滦实拖碌恼鎸�(shí)寫(xiě)照。
把羅伯特的理論套用到企業(yè)的現實(shí)中來(lái)，我們在這里簡(jiǎn)而化之地梳理一份適用于企業(yè)開(kāi)會(huì )的方法，看看為了一個(gè)高效而美妙的會(huì )議應該做些什么。
弄清究竟為何來(lái)開(kāi)會(huì )
開(kāi)會(huì )必須具有目的性，意在通過(guò)眾人討論做出某項與公司利益相關(guān)的決議，一個(gè)不知道為什么而開(kāi)的會(huì )必然以跑題和沉默為主。每個(gè)與會(huì )者在進(jìn)入會(huì )議室之前，都應該已經(jīng)想好自己的觀(guān)點(diǎn)和今天要說(shuō)的話(huà)�！邦^腦風(fēng)暴”嚴格來(lái)說(shuō)并不是有效的會(huì )議形式，因為即時(shí)的提出想法，很難做出最優(yōu)的選擇。借用開(kāi)會(huì )討論，激發(fā)想象，從無(wú)到有創(chuàng )建新的方案，實(shí)際上往往是不得以而為之的做法。開(kāi)會(huì )講求有備而來(lái)，每個(gè)人構造想法的過(guò)程應該在會(huì )前完成，開(kāi)會(huì )的任務(wù)只有一個(gè)——就問(wèn)題找出最好的解決辦法。
因此要有一些會(huì )前的工作，議程、需要討論的內容以及每個(gè)人的相關(guān)任務(wù)，應該有專(zhuān)人負責起草和發(fā)送郵件，即便是例會(huì )，這么做也能夠增強員工們的重視程度。當然，員工也可以在郵件中提出新的問(wèn)題，讓大家盡早形成想法。另外，有一個(gè)小技巧可以讓員工們對會(huì )議更有準備和期待，就是提前透露會(huì )議上要決定的事宜和可能將要達到的效果，此舉等于對會(huì )議進(jìn)行了提前的預熱和炒作。
假如會(huì )議只是單純地布置任務(wù)，作用多半不會(huì )太積極，因為大家沒(méi)有獲得自己的表達時(shí)間和話(huà)語(yǔ)權，一味地坐著(zhù)聽(tīng)命，容易導致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替，則會(huì )顯得更為得體。
執行好個(gè)人的角色
日常而言，公司里的會(huì )議需要有兩種角色：引導者和參與者。
會(huì )議由誰(shuí)召集，一般就由誰(shuí)作為引導者，引導者的作用相當于羅伯特所說(shuō)的主席或主持人，負責穿針引線(xiàn)，調節氣氛，引發(fā)討論。
會(huì )議伊始，引導者最好能夠重申一下會(huì )議的目的是什么，需要解決的問(wèn)題有哪些，然后說(shuō)明討論從哪里開(kāi)始，再引導著(zhù)大家逐個(gè)說(shuō)出自己的想法。這么做是讓參與者都把狀態(tài)調整到會(huì )議中，也是給予一定的時(shí)間去準備發(fā)言，不要讓大家一下子陷入到“從零開(kāi)始”的慌亂中來(lái)。
引導者應該注意觀(guān)察誰(shuí)一直在說(shuō)，誰(shuí)在整個(gè)會(huì )議中不發(fā)一語(yǔ)，從而做出平衡。內部會(huì )議的核心是討論，而不是發(fā)布和聽(tīng)講。如果一個(gè)問(wèn)題提出后遭遇了冷場(chǎng)，引導者可以試著(zhù)將它分解成若干個(gè)子問(wèn)題，代入到現實(shí)語(yǔ)境，或者先發(fā)表自己的看法，激發(fā)討論。在會(huì )議的最后，引導者需要將大家認可的觀(guān)點(diǎn)重新強調一遍，以便校對與會(huì )者對會(huì )議精神的理解。
會(huì )議的參與者在會(huì )前務(wù)必結合著(zhù)會(huì )議重點(diǎn)整理一下思路，最好用文字寫(xiě)下草稿，防止到會(huì )上發(fā)言時(shí)由于緊張一下子大腦空白。這樣做也方便在會(huì )議中保持一個(gè)清空的狀態(tài)聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，而不是只想著(zhù)自己要說(shuō)的話(huà)，強調自己的觀(guān)點(diǎn)。
如果人手充足，最好在會(huì )上設立專(zhuān)門(mén)的記錄員，將會(huì )議要點(diǎn)在會(huì )后發(fā)送給所有與會(huì )人員，一方面用于確認決議，另一方面，這也給了人們重新進(jìn)行反饋的空間。如果有人在會(huì )上沒(méi)能充分表達自己的想法，并對決議依然持有異議，可以通過(guò)郵件再次溝通。但就一個(gè)問(wèn)題反復開(kāi)會(huì )，一般是不必要的做法，堅持一事一議原則，節約會(huì )議成本，除非超過(guò)2/3 的人都認為應該對此問(wèn)題重新討論，否則盡量不要復議，費時(shí)費力。
討論的前提是遵守規則
開(kāi)會(huì )要避免某個(gè)人的演講滔滔不絕，其余的人容易感到被動(dòng)而無(wú)話(huà)可說(shuō);而所有人隨意地發(fā)言又容易毫無(wú)頭緒，拖慢進(jìn)展的速度。這就需要建立一種會(huì )場(chǎng)中的“游戲規則”，羅伯特特意強調的就是會(huì )議的“程序正義”。
規則最關(guān)鍵的一點(diǎn)是限制個(gè)人的發(fā)言時(shí)間和次數，可以參考的做法是事先安排發(fā)言者的順序，一輪完成后，再進(jìn)行探討。當相同的意見(jiàn)被反復提及時(shí)，會(huì )議的引導者要注意適時(shí)地打斷，并詢(xún)問(wèn)不同的意見(jiàn)。
最后的決定應該獲得多數人的支持。當多數人同意某項決議時(shí)，少數人的意見(jiàn)應該受到約束，否則會(huì )議就沒(méi)完沒(méi)了了;但多數人必須尊重少數人的權利，每一個(gè)決策相關(guān)者都要獲得發(fā)言權。如果問(wèn)題十分重大，可以調整決議通過(guò)的量化指標，比如從1/2，調整到3/4。
對于與會(huì )者，表達自己觀(guān)點(diǎn)的前提是聽(tīng)清了對方的發(fā)言，你要確保自己弄懂了別人話(huà)中想要表達的意思。很多時(shí)候，看法并不矛盾，但表達方式不同就會(huì )引起爭執。不過(guò)，如果意見(jiàn)確實(shí)針?shù)h相對，也應盡量直言不諱，畢竟會(huì )議是公開(kāi)的，問(wèn)題是公共的，不涉及私人好惡。然而要注意方法，最好面向會(huì )議的引導者發(fā)表看法，因為如果不同意見(jiàn)的持有者面對面討論則很有可能變成頂撞或爭吵，造成情緒失控。
時(shí)間和場(chǎng)合都不是重要問(wèn)題
有人說(shuō)，開(kāi)會(huì )不要超過(guò)20 分鐘，建議站著(zhù)開(kāi)會(huì )，以便迅速做出決議。在這里，并不推薦這類(lèi)的做法。開(kāi)會(huì )為的就是充分討論，能盡快當然好，但限制時(shí)長(cháng)沒(méi)有意義，反而容易走向形式主義，草草了事。不過(guò)會(huì )議時(shí)間絕不是越長(cháng)越好，聯(lián)合公司東京總務(wù)部長(cháng)岡本讓曾說(shuō)：“會(huì )議時(shí)間最好不要超過(guò)兩小時(shí)，兩小時(shí)是一個(gè)人注意力的極限�！� 這話(huà)有理，注意力不在了，會(huì )自然沒(méi)有效果。會(huì )議期間，需要有頻率地緩解一下壓力，進(jìn)行到一定階段，可以由引導者引領(lǐng)著(zhù)大家開(kāi)開(kāi)玩笑，聊聊八卦，給大家頭腦中緊繃的神經(jīng)做做按摩。但前提是，一定不要繞得太遠，要能夠再次拉回到會(huì )議中來(lái)。
至于開(kāi)會(huì )的場(chǎng)合，其實(shí)并不重要，重要的是能不能將大家的注意力集中到會(huì )場(chǎng)討論的問(wèn)題上來(lái)。不過(guò)讓員工不至于太過(guò)緊張而說(shuō)不出話(huà)來(lái)確實(shí)是有必要的，著(zhù)名管理學(xué)家余世維就經(jīng)常組織員工在海灘召開(kāi)會(huì )議，大家穿著(zhù)海灘泳裝，放松而愜意。大部分的企業(yè)都可以將開(kāi)會(huì )的地點(diǎn)選在附近的咖啡廳，大家以?xún)A斜的角度相對而坐，從心理學(xué)的角度講更能夠自在地抒發(fā)和傾聽(tīng)。
另外，那些會(huì )議上用不到的電子設備，如果能留在辦公室就讓它休息一下吧。
廣水人才網(wǎng)（編輯小木搜集整理） 廣水求職網(wǎng) 廣水招聘網(wǎng)
